Hur vi använder Google docs i vår kontakt med hemmen

När Stefan Pålsson inför IT-ministerns rundabordssamtal efterlyste “någon som har tankar kring bra lösningar för administration och kontakt med föräldrar” mailade jag honom och berättade om hur vi använder Google docs för just detta. Att skriva ner våra användningsområden gjorde att jag insåg vilket bra instrument Google docs kan vara och vilken stor nytta vi har av det.

En anledning till att vi tycker att Google docs är ett bra redskap för föräldrakontakt är möjligheterna till att administrera behörigheter. Visa dokument ska bara ses av förälder och mentor; andra av flera lärare, förälder och mentor; medan vissa ska ligga på nätet för hela föräldragruppen att se. Möjligheten att tilldela behörigheter gör att berörda med enkelhet får tillgång till aktuella dokument. En annan fördel med Google docs är versatiliteten vad gäller olika filtyper – aldrig blir det problem med att någon inte kan öppna ett visst dokument eller viss typ av fil. En tredje fördel är att Google docs innehåller så många olika funktioner; mail, kalkylark, formulär för undersökningar, kalender, ordbehandling, chat osv. Google docs är överlägset lärplattformens stängda miljö.

Här följer några exempel på hur vi använder Google docs i vår kontakt med föräldrar

– Varje elev har ett planeringsdokument där veckoplanering och utvärdering skrivs varje vecka. Detta dokument delas mellan elev, förälder och mentor. Här kan föräldrarna enkelt följa sitt barns arbete, läsa barnets utvärdering samt mentorns kommentarer på utvärderingen. Eleven utvärderar varje vecka mot målen i IUP, vilka ju föräldern varit delaktig i att ta fram.

– Veckobrev skrivs varje vecka i ett goggle-dokument. Det mailas ut via gmail men ligger också ute som en webbsida. Detta gäller även gamla veckobrev – om man behöver gå tillbaka för att kolla något. Föräldrarna kan alltså spara webb-adressen i sina bokmärken och är inte beroende av att kolla mailen. Fördelar med detta är att det är enkelt att lägga in länkar och dessutom kan man när som helst gå in och ändra eventuella felaktigheter.

– Vi har alla föräldrars mail-adresser inlagda och organiserade i olika grupperingar i gmailen. Alla medlemmarna i arbetslaget har tillgång till mailen och kan enkelt kontakta föräldrar den här vägen. Man kan enkelt skriva mail till en enskild förälder, en enskild klass eller till alla föräldrar samtidigt. Alla arbetslagets medlemmar har tillgång till mailen.

– Vi tar emot sjuk- och friskanmälningar via gmailen och uppmuntrar detta gentemot telefonsamtal. Den som ansvarar för öppning kollar vilka som är sjukanmälda.

– Vi har just gjort en uppdatering av kontaktuppgifter o dyl genom att använda ett google-formulär. Alla uppgifter hamnar då praktiskt i ett kalkylark. Vi gjorde ett formulär per klass vilket innebär att vi får ett kalkylark per klass. Här ombads man fylla i alla aktuella kontaktuppgifter, alternativa kontaktpersoner, allergier, sjukdomar etc. Endast arbetslaget har tillgång till kalkylbladen.

– Vi har gjort en info-sida i google sites där föräldrarna kommer åt mängder av information. Vår hemsida:

– Vi har en google-kalender som alla föräldrar har tillgång till. Här skriver vi in friluftsdagar och andra utflykter, provdatum mm

– Tider för utvecklingssamtalen administreras i ett google-dokument. Mentorerna för in eventuella ändringar och dokumentet är alltid uppdaterat. Föräldrarna får en länk till dokumentet och kan så hålla sig à jour med de eventuella ändringarna. De ser om en tid blir ledig som de kanske själva vill byta till. Där står också telefonnumren till de andra föräldrarna så att man kan byta tider sinsemellan. Man byter och kontaktar sedan mentorn som för in ändringen i google-dokumentet. Vi har vidare använt Google docs för föräldrars utvärdering av utvecklingssamtalen.

Det här var några av de sätt vi låter Google docs förenkla skolvardagen på Montessoriskolan i Falun.

8 comments

  1. Tack Marie för ett bra inlägg. Blir inspirerad att använda Docs i ännu större utsträckning än vad jag redan gör. I Ystad har alla elever konton och mail via ett centralt system. Har funderat ett tag på att skaffa g-konton till eleverna också. Fasen, jag tror jag gör det.🙂
    Tack igen!

    1. Det tycker jag att du ska göra Martin. Våra elever har alla google-konton och använder dem på många sätt (får bli en inlägg vid tillfälle). Något som jag tycker är bra är möjligheten att dela dokument med en elev för att enkelt kunna ge honom eller henne feedback. Presentationsverktyget är ett annat plus för eleverna. Ett tips är att uppmuntra dem att använda sina egna namn i adressen när de skapar sina konton – kan vara bra att försöka lägga beslag på relevant adress innan någon annan gör det.
      //Lycka till!

  2. Hej!

    Har kanske läst lite slarvigt, men jag antar att ni har en Google Apps education edition där ni även lagt till föräldrar som användare – stämmer det?

  3. Nej Mattias, så långt har vi inte kommit även om det vore önskvärt. Vi använder Google Apps som ett alternativ till den lärplattform som kommunen just köpt in, eftersom vi upplever att den inte på långa vägar uppfyller varken vårt behov eller våra förväntningar på digitalt system.

  4. Superbra inlägg! Vi håller på att köra igång en pilot med Google Apps och då finns det många frågor just kring hur befintliga skolplattformar och nya molntjänster överlappar och hur man skall tackla detta. Jag vill snacka med dig pronto Marie! Min Skype-id är niilo.a om jag inte är med sedan gammalt🙂
    P. S. Inte finns det väl kalender inom Google Docs, den är ju en separat historia?

  5. Nu är mina elever över 18 så föräldrarna läser inte planeringar, men jag instämmer i din hyllning.Planeringar skickas alltid på google docs till eleverna, men det bästa är när de själva skriver sina uppgifter i ett dokument där jag också är inbjuden. Jag kan då hela tiden se hur arbetet går framåt och ge respons. Lysande! Tyvärr har vi så få datorer att det än så länge är lite knöligt.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s